Kinh nghiệm tổ chức Team building “suôn sẻ” cho Doanh nghiệp

Team buiding là gì?

Team buiding được hiểu là quá trình đưa mọi người lại gần nhau để cùng thực hiện một mục tiêu, một công việc hay một nhiều vụ nào đó.

Trong các chương trình được thiết kế, team building nhấn mạnh các mặt của con người trong lao động, học tâp và trao đổi kỹ năng, giúp các doanh nghiệp xây dựng môi trường văn hoa cho mình thông qua yếu tố con người.

Lợi ich từ team building mang lại

Tổ chức Team building mang lại nhiều giá trị tuyệt vời cho cả cá nhân, doanh nghiệp và nhà quản lý/lãnh đạo:

Lợi ích từ team building cho người tham gia:

• Rèn luyện cách quản lý thời gian
• Rèn luyện tính kiên nhẫn, cẩn thận
• Phát huy khả năng giao tiếp, lãnh đạo
• Phát huy thế mạnh bản thân, tự điều chỉnh và hoàn thiện các thiếu sót
• Cải thiện mối quan hệ

Lợi ích của du lịch team building với doanh nghiệp

• Khuyến kích tinh thần làm việc nhóm cho các thành viên
• Cải thiện hiệu suất công việc
• Xây dựng văn hóa doanh nghiệp
• Truyền thông nội bộ

Lợi ích cho nhà quản lý/ lãnh đạo:

Thông qua các hoạt động team building, nhà lãnh đạo phát hiện được những đặc điểm tính cách, năng lực, sở trường của từng cá nhân để từ đó quản lý nguồn nhân sự tốt hơn.

Trước những lợi mà team building mang lại chắc chắn đang thôi thúc bạn lên ngay một kế hoạch tổng thể tổ chức team building đúng không?

Để quá trình tổ chức team building thuận lợi, nhất định bạn đừng quên 10 kinh nghiệm chúng tôi chia sẻ lần lượt dưới đây nhé!

Kinh nghiệm tổ chức team building

#1. Lên ý tưởng, chủ đề cho chương trình

Để lên được ý tưởng, chủ đề team building, doanh nghiệp cần xác định được mục tiêu của team building lần này là gì? loại hình cho hoạt động lần này như thế nào. Doanh nghiệp nên nắm rõ được thị hiếu của nhân viên mình để lựa chọn được ý tưởng team building phù hợp.

Tùy thuộc vào địa điểm bạn tổ chức team building trong nhà (Team building Indoor) hay team buidling ngoài trời (Team building Outdoor) mà bạn có thể lựa chọn các loại hình team building phù hợp như:

• Tổ chức team building gặp gỡ, hội thảo (team building meeting/ workshop/ conferences)
• Tổ chức team buiding trò chơi (team building games)
• Tổ chức team building sự kiện (team building events)
• Tổ chức team building luyện tập, thực hành (Team building Exercise)

#2. Xác định địa điểm, thời gian tổ chức

Team building là hoạt động có thể tổ chức ở tất cả mọi nơi như bãi biển, khu vực sống nước, núi non, rừng hay trong nhà,… đặc biệt hiện nay nhiều doanh nghiệp còn kết hợp chương trình team building với các tour du lịch tham quan tùy theo mục đích của chương trình.

Nên lựa chọn địa điểm tổ chức tùy thuộc vào điều kiện của công ty và nhu cầu của nhân viên, sau đó mới lên chương trình.

#3. Lên danh sách số người tham gia

Số người tham gia ảnh hưởng rất nhiều đến việc checklist và lên kế hoạch cụ thể. Doanh nghiệp cần xác định được chính xác số lượng người tham gia bằng cách khảo sát và xác nhận lại nhiều lần. Lúc này, doanh nghiệp cần lên kế hoạch đăng ký cho từng cá nhân, từ dó thu hoạch được con số chính xác .

Lưu ý các thành viên cũng muốn dẫn con cái và gia đình (đối với những chuyến đi dài ngày), vì thế doanh nghiệp có thể cho họ đăng ký và chi trả những khoản chi phí theo yêu cầu nhất định tùy thuộc vào chế độ công ty.

#4. Xác định chỗ ăn ở và địa điểm ăn uống

Khi đã xác định được đia điểm cụ thể cho team building thì việc xác định chỗ ăn ở và địa điểm ăn uống sẽ được tiến hành dễ dàng.

Nếu chương trình du lịch qua đêm, thì doanh nghiệp cần phải tìm kiếm thêm nơi ở cho mọi người, có thể là các khách sạn, resort,…

• Nên tham khảo giá cả và chất lượng hợp lý
• Đảm bảo đươc sự thỏa mái nhất định cho mọi người
• Phù hợp với ngân sách đề ra
• Chọn nơi ở nên gần địa điểm tổ chúc team building để tiết kiệm thời gian di chuyển

Về mặt ăn uống cho team building, doanh nghiệp cần chú ý những tiêu chí sau:

• Đảm bảo về mặt dinh dưỡng của bữa ăn và hiệu quả kinh tế
• Cơ cấu món ăn hợp lý
• Đảm bảo có các món ăn đặc sản địa phương nếu là tour du lịch
• Thực đơn phải được thay đổi theo từng bữa
• Không được đưa quá nhiều món ăn lạ vào bữa ăn
• Trong thực đơn cần ghi rõ chế độ ăn kiêng, hay những yêu cầu đặc biệt của nhân viên như ăn chay, dị ứng,…

#5. Các hoạt động, trò chơi có trong chương trình

Để tìm được danh sách các hoạt động, trò chơi hấp dẫn mọi người, lôi cuốn mọi người cùng tham gia cần có các tiêu chí như:

• Phải xác định chủ đề, tên gọi, mục tiêu trò chơi
• Phải nắm rõ địa hình, địa thế của nơi tổ chức
• Lựa chọn người dẫn chương trình phù hợp
• Chuẩn bị phương tiện, dụng cụ phục vụ cho trò chơi

#6. Đặt xe cho chuyến đi

Để chuyến đi an toàn, đúng lộ trình, doanh nghiệp nên thuê xe khách, xe du lịch làm phương tiện di chuyển team building.

Tùy thuộc vào số lượng thành viên tham gia có thể tham khảo các dịch vụ cho thuê xe du lịch tại VietFast.

Ví dụ, bạn chai nhỏ lượng người đi theo nhóm, cứ 10 đến 15 người một nhóm thì hãy thuê xe 16 chỗ để chuyến đi thỏa mái và tiết kiệm. Nếu đoàn có 16 đến 30 người tham gia, có thể chọn thuê xe 35 chỗ hoặc 45 chỗ. Nói chung, số lượng người sẽ tương quan gần nhất với số lượng ghế ngồi của xe.

Khi thuê xe di chuyển team building bạn cần chú ý một số điểm sau:

• Chỉ nên thuê xe của các doanh nghiệp uy tín, có hợp đồng cụ thể.
• Nếu có kế hoạch đi vào dịp nghỉ lễ, bạn nên đặt xe từ sớm để tránh trường hợp nhà xe ép giá.
• Hạn chế sử dụng thuê các xe chạy vận chuyển khách công cộng (vì lý do vệ sinh, mùi, hạn chế về giao tiếp của lái xe, thậm chí có tên tuyến vận chuyển khách bên ngoài xe)

#7. Lên kịch bản chương trình

Các hoạt động trong chương trình cần được gắn kết với nhau bởi một kịch bản và xuyên suốt. Team building cũng nên có concept và thêm riêng từ đó sẽ giúp bạn dễ dàng hơn trong việc phát triển nội dung, trò chơi, trang trí, hóa trang,…

Doanh nghiệp nên phân công cho 1 cá nhân/ nhóm phụ trách mảng này để phân chia công việc hợp lý, đảm bảo đúng tiến độ của chương trình.

#8. Thuê ekip chụp ảnh, quay phim cho chuyến đi

Đây là bước không bắt buộc vì bạn hoàn toàn có thể phân công nghiệm vụ chụp ảnh hco một thành viên trong công ty.

Tuy nhiên nếu muốn có những bức ảnh đẹp, chuyên nghiệp và có đầy đủ các thành viên thì vẫn nên thuê ekip có kinh nghiệm.

Tổ chức team building không chỉ là gắn kết, xả stress,… mà hơn cả là dịp để lưu giữ những kỷ niệm đẹp bằng những bức hình, thước phim. Và tất nhiên, đó chính là những ấn phẩm truyền thông mạnh mẽ cho doanh nghiệp về sau.

#9. Hoạch định ngân sách

Dự toán ngân sách tổ chức là việc liệt kê và tính toán các khoản chi phí theo kế hoạch, dự tính sẽ phát sinh trong quá trình tổ chức team building.

#10. Lên các giải pháp đề phòng rủi ro

Một số rủi ro dễ mắc phải khi tổ chức trường trình team building nhất định phải tính toán trước như:

Rủi ro về mặt nhân lực

Nhân lực được xem là yếu tố quan trọng hàng đầu, ảnh hưởng trực tiếp tới sự thành công của hoạt động team building. Một chương trình team building cần có đội ngũ nhân lực tối thiểu như: người chịu trách nhiệm tổ chức, MC, nhân viên âm thanh, ánh sáng, sân khấu; đội đạo cụ,.. do đó, bạn cần:

• Huy động nhân sự đủ dùng, không thừa, không thiếu Giao việc cho các cá nhân có đủ năng lực, trách nhiệm
• Đào tạo nhân sự hợp lý để có kỹ năng xử lý nhanh chóng nên có rủi ro xảy ra
• Động viên tinh thần, đảm bảo nhân viên có tâm lý tốt nhất, tránh gây ảnh hưởng đến công việc

Rủi ro về đạo cụ sử dụng

Tùy vào tính chất trò chơi team building mà đạo cu có thể được sử dụng nhiều hay ít, đơn giản hay phức tạp, rẻ tiền hay đắt tiền. Đôi khi việc thiếu hoặc gãy dạo cụ mang đến những rắc rối không đáng có cho ban tổ chức. Vì vậy để tránh gặp những rủi ro về đạo cụ bạn cần:

• Tổng hợp danh sách các trò chơi định tổ chức và các đạo cụ đi kèm với số lượng cụ thể.
• Chuẩn bị đạo cụ theo danh sách và có số lượng nhiều thêm đề phòng trường hợp phát sinh.
• Kiểm tra lại chất lượng đạo cụ trước khi chơi để đảm bảo chất lượng.

Rủi Ro Về Thời Gian

Các vấn đề về thời gian gặp phải là do người tổ chức không biết phân bổ thời gian cho hợp lý. Ngoài ra, cũng có thể do việc ước lượng thời gian không chính xác cho từng khâu chuẩn bị khiến nhiều tổ chức bị chồng chéo, mất thời gian.

Để khắc phục tình trạng này, bạn nên:

• Lập kế hoạch và timeline cụ thể, và đảm bảo timeline phù hợp với từng đầu việc: khâu lên ý tưởng, triển khai, thời gian cho từng trò chơi,…
• Xác định được thứ tự ưu tiên cho từng việc
• Luôn có thời gian và phương án dự phòng nếu gặp phải những tình huống phát sinh
• Lựa chọn thời điểm tổ chức team building phù hợp MC cần linh hoạt trong mỗi trò chơi.

Rủi Ro Về Thời Tiết

Thời tiết mặc dù là yếu tố khách quan nhưng thời tiết tác động rất nhiều đến chương trình team building. Các yếu tố xấu có thể xảy ra như: mưa bão, gió lớn, sóng to… có thể ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả chương trình tổ chức team building nên người tổ chức cần hết sức lưu ý.

Một số giải pháp để đơn vị tổ chức team building có thể tham khảo như:

• Theo dõi, cập nhật thời tiết địa phương và có địa điểm dự phòng khác nếu phát sinh sự cố
• Chuẩn bị những dụng cụ che chắn cần thiết như: phông, bạt, ô…

Các địa điểm tổ chức team building lý tưởng

Một địa điểm tổ chức team building cần hội tụ 3 yếu tố: Diện tích mặt bằng; điều kiện dịch vụ đáp ứng cho hoạt động du lịch Team Building; hỗ trợ của đối tác.

Với mỗi địa điểm khác nhau sẽ phù hợp với những kiểu tổ chức team buiding khác nhau:

Team building trên bãi biển

Bãi biển là nơi có không gian rộng rãi với những bãi cát trải dài, không bị giới hạn bởi nhịp sống xung quanh nên đây được coi là địa điểm tổ chức team building lý tưởng cho bạn tổ chức nhiều hoạt động vui chơi với số lượng người tham gia lớn, các trò chơi mang tính chất hoạt động mạnh như: đập trai, nổ bóng, lướt ván, trò lượn sóng, lặn biển,…

Một số địa điểm tổ chức team building trên bãi biển nổi bật như: Cát Bà (Hải Phòng), ), Cô Tô (Quảng Ninh), Quan Lạn (Quảng Ninh), Hải Tiến (Thanh Hóa), Thiên Cầm (Hà Tĩnh)...

Nếu doanh nghiệp có kinh phí dồi dào hơn, có thể tính đến phương án tổ chức du lịch kết hợp team building trên các bãi biển miền Trung Bộ và Nam Bộ xanh ngát. Một số địa điểm có thể cân nhắc như: biển Đà Nẵng, Quy Nhơn, Phú Quốc, Nha Trang...

Team Building trong khuôn viên Resort, Khu dã ngoại

Các khu Resort, dã ngoại thường có những bãi cỏ rộng rất thích hợp cho việc tổ chức Teambuilding. Không gian rộng lớn, tiện nghi đảm bảo nhiều hoạt động vui chơi, giải trí diễn ra thuận lợi, đáp ứng đầy đủ nhu cầu của các đoàn khách với quy mô khác nhau. 

 Một số điểm đến gợi ý như: Khu dã ngoại Bản Xôi, Tản Đà Resort, Vịt Cổ Xanh Resort, Vườn Quốc gia Ba Vì, FLC Sầm Sơn Thanh Hóa, Flamingo Đại Lải, Khu du lịch sinh thái Tràng An...

Team Building trên núi 

Tổ chức team building trên núi không thể bỏ qua các địa điểm như Sapa, Mộc Châu, Thung Nai,… đó đều là những nơi hoàn hảo để tổ chức các trò chơi team buiding tuyệt vời như: leo núi, đu dây, game chiến binh, team building thám hiểm,…

Hy vọng với những kinh nghiệm tổ chức team building mà VietFast Trans chia sẻ đã giúp ích rất nhiều cho bạn trong việc chuẩn bị một chuyến team building cho doanh nghiệp hiệu quả, vẹn toàn.

Nếu bạn đang có nhu cầu thuê xe du lịch có xế giá cả cạnh tranh phục vụ nhu cầu du lịch, team building cho công ty, đoàn thể, đừng ngần ngại nhấc máy gọi điện tới số Hotline 0968246247 để được VietFast Trans báo giá tốt nhất nhé.