Bí quyết tổ chức sự kiện dẫn đến thành công

Bước 1. Nghiên cứu những yếu tổ cần thiết về sự kiện

Các công ty doanh nghiệp tổ chức sự kiện với mục đích quảng bá sản phẩm mới, quảng bá thương hiệu hay tri ân khách hàng…Yếu tổ tạo lên thành công cho buổi sự kiện, trước hết cần phải nghiên cứu thông tin sau đây:

• Loại hình tổ chức là gì?
• Tổ chức sự kiện nhằm mục đích như thế nào?
• Thời điểm lý tưởng để tổ chức?
• Tổ chức ở đâu?
• Đối tượng tham gia là ai?

Những thông tin trên, dựa vào phương pháp 5W1H cho bạn thấy được mục tiêu cần phải đạt được để hướng đến sự thành công cho một buổi tổ chức sự kiện. Nghiên cứu càng kỹ, bạn sẽ không bị lúng túng cần phải làm gì trong quá trình lên kế hoạch tổ chức sự kiện.

Bước 2. Lập kế hoạch tổ chức cho sự kiện

Sau khi nắm rõ những thông tin về sự kiện, bạn cần phải cho ra một kế hoạch cụ thể cho việc tổ chức sự kiện sắp tới. Điều này nhằm đảm bảo sự kiện được diễn ra suôn sẻ, thành công nhất có thể. Một bản kế hoạch tổ chức cần đầy đủ những nội dung sau:

1. Thiết lập ý tưởng cho chủ để sự kiện

2. Lập kế hoạch tổng thể

3. Thành lập đội ngũ tổ chức sự kiện

4. Xác định thời gian, địa điểm, đối tượng tham gia

5. Xây dựng kịch bản tổ chức sự kiện và timeline chương trình

6. Thiết lập kế hoạch dự bị, phòng tránh rủi ro

7. Làm việc với nhà cung cấp, đơn vị tài trợ

8. Lập kế hoạch truyền thông 

9. Kế hoạch ngân sách dự trù 

10. Đánh giá và rút kinh nghiệm sau sự kiện

Bước 3. Thiết trình kế hoạch và chỉnh sửa 

Một kế hoạch liên quan đến công ty nhưng tổ chức sự kiện thì nhất thiết phải sự đồng thuận của ban lãnh đạo và đồng nghiệp trong công ty. Vậy nên, cần phải tổ chức cuộc họp, người quản lý dự án sẽ lên thuyết trình và đưa ra những lập luận cho dự án để mọi người đưa ra những ý kiến nhận xét về bản kế hoạch sắp tới.

Bởi lẽ, không có một bản kế hoạch lớn nào hoàn hảo ngay từ đầu hay nó vừa ý với mình nhưng vẫn chưa vừa ý cấp trên và người quản lý dự án phải thu gom, chọn lọc những ý kiến góp ý đó để chỉnh sửa lại hoàn thiện hơn.

Bước 4. Triển khai tổ chức sự kiện

Khi được sự chấp thuận của ban lãnh đạo, để bắt tay vào công việc triển khai tổ chức sự kiện cần ít nhất 2 tuần để thực hiện, bạn phải có kế hoạch phân công nhiệm vụ cho đỗi ngũ cộng tác của mình, đưa ra những phương pháp đôn đốc để đảm bảo tiến độ thực như kế hoạch đề ra.

Dưới đây là những công việc bắt buộc phải triển khai để buổi sự kiện thành công mĩ mãn:

• Xin giấy phép hoạt động sự kiện 
• Liên hệ và kí kết hợp đồng với bên cho thuê không gian, dịch vụ
• Gửi thư mờ cho đối tượng tham gia sự kiện
• Thực hiện kênh đưa tin truyền thông sự kiẹn
• Dàn dựng chương trình, thiết kế phông nền sự kiện
• Tổng duyệt chương trình
• Tiến hành tổ chức sự kiện

Lưu ý:

• Cần phải xin giấy phép thực hiện trước khi diễn ra sự kiện ít nhất 10 để tránh những rủi ro lặt vặt không đáng dẫn đến sự kiện bị hoãn gây thiệt hại về tiền bạc, công sức đặc biệt ảnh hưởng đến uy tín của công ty, sẽ bị cho là thiếu chuyên nghiệp.
• Khi thực hiện kí hợp đồng thuê dịch vụ cần phải lưu ý thật kĩ những điều khoản ghi trong hợp đồng, tránh trường hợp trong bản hợp đồng ghi”tùy từng tình huốn” hay “sẽ được thỏa thuận”.

Bước 5. Tổng kết, đánh giá và đưa ra những kinh nghiệm sau sự kiện

Sau khi kết thúc sự kiện, người quản lý dự án phân công nhân viên dọn dẹp đồ đạc, trả lại mặt bằng, trả lương cho ekip hỗ trợ...hoạch toán toàn bộ những chi phí phát sinh trong thời điểm diễn ra và sau khi kết thúc.

Tổng kết những hạng mục thực hiện thành công, hạng mục nào còn thiếu sót từ đó đưa ra đánh giá mức độ thành công, rồi note lại những kinh nghiệm để lần sau xây dựng cách tổ chức sự kiện chuyên nghiệp và hoàn hảo hơn.

Trên đây là 5 bước ứng với quy trình giúp bạn thực hiện tổ chức sự kiện như một chuyên gia, đọc tuy ngắn nhưng trong các bước sẽ có những công việc cụ thể cần sự kết hợp kiến thức và kỹ năng tổ chức sự kiện của bạn. Nếu bạn đang cần thuê xe đưa đón người tham gia sự kiện thì dịch vụ thuê xe sự kiện, hội nghị của vietfasttrans.vn là lựa chọn lý tưởng nhất với dàn xe đa dạng mẫu mã và dịch vụ chuyên nghiệp.